Privatlivspolitik for medvirkende

Privatlivspolitik og regler vedrørende musikeres deltagelse i Orkester MidtVest (OMV), herunder MidtVest Ungdomssymfoniorkester (MiVU)

Behandling af personlige oplysninger
Når du tilmelder dig aktiviteter organiseret af OMV, giver du tilladelse til at vi behandler dine personlige oplysninger som beskrevet i det følgende. Personoplysninger dækker alle data, der kan bruges til at identificere personer, herunder men ikke begrænset til for-, mellem- og efternavn, alder, køn, stilling, privatadresse eller anden fysisk adresse, e-mailadresse eller andre kontaktoplysninger, uanset om de vedrører vedkommendes private bopæl eller arbejdsplads.

I forbindelse med deltagelse i OMV bliver du bedt om at afgive kontaktoplysninger såsom navn, adresse, mail-adresse, telefonnummer og i nogle tilfælde CPR-nummer. Det er frivilligt, om man vil afgive disse oplysninger til OMV, men det vil som regel være en forudsætning for at kunne deltage i OMVs aktiviteter. I forbindelse med prøve/koncertaktivitet deles dine kontaktoplysninger i form af navn, tlf, email og postnummer (men ikke vejnavn og nr.) med de andre musikere i orkestret. Ønskes denne kontaktinformation ikke delt med de andre i orkestret, bedes dette oplyst ved tilmelding eller via mail til OMV. Herudover behandles personlige oplysninger kun internt i OMV og deles ikke med tredjepart. Kontaktoplysninger gemmes til brug for fremtidige koncertaktiviteter så længe, det skønnes nødvendigt. Den enkelte musiker kan altid kontakte OMV og bede om at få oplyst, hvilke personlige oplysninger OMV opbevarer samt anmode om at få dem slettet.

I det omfang oplysning om CPR-nr. er nødvendigt, f.eks. i forbindelse med aflønning eller ved indhentning af børneattest, slettes disse oplysninger efter indtastning i hhv. Danløns eller Politiets sikre systemer. CPR-numre videregives aldrig til tredjepart.

Fotografering, video- og lydoptagelse
Ved tilmelding til aktiviteter organiseret af OMV giver musikeren (eller en forælder til musikeren) samtidig tilladelse til at OMV må foretage fotografering samt video- og lydoptagelser, hvor musikeren fremgår/medvirker. Hvis musikeren er under 15 år skal samtykke gives af en forælder. Hvis en forælder til en musiker over 15 år afgiver samtykke på vegne af barnet, erklærer vedkommende samtidig, at barnet er informeret om og er enig i samtykket.

OMV ønsker at have muligheder for at vise situationsbilleder og situationsvideoer/koncertvideoer af eleverne på orkestrets egen hjemmeside, i nyhedsbreve og på sociale medier. Situationsbilleder viser musikeren i orkestret, under koncerter eller andet, hvor eleven som hovedregel er sammen med andre. Lydoptagelser dækker over optagelser af orkestret som helhed. Den enkelte musiker vil være anonym. OMV tager naturligvis ikke krænkende fotos eller fotos, der indeholder følsomme oplysninger om eleverne.

Situationsvideoer/koncertvideoer kan både indeholde visning af hele orkestret samt kortere klip med færre musikere i fokus. Videooptagelser godkendelse altid af dirigenten, OMVs personale samt evt. solister inden brug.
Ved portrætfotos som indeholder nærbilleder af den enkelte musiker, eller ved videoer som indeholder musikerens solistiske medvirken, indhenter vi altid personlig tilladelse.

Musikeren (eller musikernes forældre) kan til enhver tid tilbagekalde sit samtykke ved at kontakte OMV.

Noder og instrument
Ved udlån af originale noder er den deltagende musiker indforstået med at aflevere noderne efter sidste koncert samt at betale erstatning for evt. bortkomne noder.
Ved brug af digitale noder er den deltagende musiker indforstået med selv at sørge for at printe noderne.

Den enkelte musiker skal selv have et instrument til rådighed, med mindre andet specifikt aftales på forhånd. Musikeren er selv ansvarlig for instrumentet og for at sørge for, at det er i ordentlig stand til brug ved både prøver og koncerter.